Microsoft Project

Tutorial

   Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñados, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Pasos para hacer administrar un proyecto mediante el programa:

1) Debe hacerse una planificación escrita en Word y dividir las actividades en tareas y subtareas, indicar la duración de las actividades y los recursos que se utilizarán para realizar las subtareas (humanos, físicos y monetarios).

2) Comenzar con el Project. Escribir las Tareas y Subtareas en el Listado de Tareas. Para indicar cual es una tarea se debe seleccionar todas las subtareas y apretar el siguiente botón

Las tareas se dividen en dos tipos:

  • Tarea de resumen: son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
  • Subtareas: son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 - 2m, instalación de mesón de acero inoxidable.

                          ¿Cómo convertir una tarea en una subtarea?

1. Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea

2. Haga clic en el botón derecho del mouse

3. Clic en aplicar sangría.

Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en anular sangría.

Se aplicará sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas resumen de actividad). Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas.

                     ¿Cómo insertar la tarea resumen del proyecto?

-Haga clic en herramientas - opciones
-
Clic en vista
-
En opciones de esquema active la opción mostrar tarea de resumen del proyect

3) Indicar el tiempo que lleva de las tareas y subtareas en la columna de "Duración", así como también en las columnas de "Comienzo" y "Fin". En estos últimos dos, se indica el día de comienzo y el día final de la tarea/subtarea. El listado de tareas quedará de la siguiente manera:

                                      ¿Cómo se asignan los recursos?

1) En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.

2) Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.

3) Deberá hacer clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad. Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml.

                              ¿Cómo importar tareas de una hoja de excel?

1) Abrir Excel y hacer Clic en Archivo – Nuevo

2) Deberá hacer Clic en Soluciones hoja de cálculo

3) Luego haga doble clic en Plantilla de Información de listas de tareas de Microsoft Project.

La Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado de Project.

4) Escriba las tareas y la información necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito toda la información del proyecto,vuelva a Microsoft Project.

5) Haga clic en Abrir y vaya a la ubicación del equipo donde hayaguardado la lista de tareas en Excel.

6) Haga doble clic en el archivo y le aparecerá el Asistente para Importación

7) Haga clic en Siguiente

8) Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuación clic en siguiente.

9) Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto,anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en el proyecto activo.

10) A continuación haga clic en Finalizar.

                    ¿Cómo tener acceso a la información del proyecto?

Existen más de 20 vistas integradas en microsoft project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.

Las vistas más utilizadas están disponibles en el menú ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el menú - ver - más vistas

Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

1. Haga clic en el menú ver y observe la parte superior del menú para ver si aparece la vista que necesita.

2. Si aparece en la lista, haga clic en su nombre.

3. Si no aparece haga clic en mas vistas. Aparecerá la lista completa de las vistas que se encuentren disponibles.

4. Haga doble clic en la vista que desea y aparecerá en el área de trabajo, sustituyendo a la anterior.

                                                    Escalas temporales

La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto.Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellasllamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivelinferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporalpredeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas.

Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

  • Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.(El más conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)
  • Clic en Formato – Escala temporal
  • Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
  • El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días.

                                                                      Tablas

    Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.

    Para cambiar la tabla de una vista:

  • Haga Clic en Ver – Tabla
  • •Si la tabla aparece en el submenú, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Más Tablas.

    •En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.

    La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar.

    Usted puede insertar o eliminar toda la información que quiera.Recuerde que esta información no se perderá sino que quedará oculta en la base de datos del archivo.

    Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento.

                                              Ordenar la información el proyecto

    Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabético o numérico basándose en un campo en particular. Por ejemplo: Se podría organizar las tareas por fecha de inicio, por duración, por predecesoras, etc.

    Los pasos para ordenar la información de un proyecto son:

    • Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar.
    • Haga clic en proyecto - ordenar
    • En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados. Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenú haga clic en ordenar por.
    • Aparecerá el cuadro de diálogo ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacion.

    Si no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividades del proyecto, asegúrese que la casilla renumerar tareas permanente este desactivada.

                                                               Camino Crítico

    Entendiéndose así a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede seleccionar el menú Vista y dentro de él, “Gant de Seguimiento”, pasando a color rojo a dichas tareas:

    En estas tareas hay que concentrarse en la planificación para obtener el tiempo que demorará el proyecto y en el seguimiento a fin de que no haya retrasos.En caso de que no se visualice completo el diagrama se puede seleccionar en la barra de herramientas sección Zoom la opción la lupa junto a Escala Temporal y allí elegir Zoom, o a su vez dar click en el botón derecho del mouse sobre las fechas en el diagrama, apareciendo una ventana en la que se puede elegir el zoom:

    Pudiendo elegir 1 semana, 2 semanas, 1 mes, 3 meses, a la tarea seleccionada, al proyecto completo o personalizado donde puede elegir el número de días que se verá. En este caso pongamos 2 semanas:

    Como se puede apreciar no se ven todas las actividades en el diagrama por lo que si queremos ver la actividad 2.3 tendríamos que movernos con la barra de desplazamiento inferior o nos ubicamos en la tarea, presionar botón derecho del mouse y seleccionamos “Desplazarse a Tarea”

    Lo mismo puede hacerse con la opción Edición de la parte izquierda de la barra de herramientas y opción “Desplazarse a Tarea”:

    Si se quiere una visibilidad del proyecto es mejor seleccionar el zoom al proyecto Entero como se estaba viendo en las imágenes anteriores.Ahora supongamos que la Actividad 3 debe dividirse por alguna razón, entonces nos ubicamos en la actividad, en la barra de herramientas del menú Tarea sección programación seleccionamos el dibujo que dice dividir, nos movemos al Gant de esa tarea y damos click donde deba dividirse:

    Se puede desplazar la sección dividida de la tarea arrastrándola:

                                                               Recursos y Costos

    A cada tarea se pueden asociar Recursos, estos recursos se pueden crear manualmente con la opción de la barra de herramientas “Agregar recursos” y dentro de ella “Recursos de trabajo”, otra opción para cuando se requiere compartir recursos es la Libreta de Direcciones o Active Directory.

    En este caso empecemos con un recurso de trabajo, lo que nos crea un recurso:

    Recurso al cual podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, si es persona su correo, a cuál grupo pertenece, Cuenta Windows, Código, Tipo de reserva (confirmado o propuesto), tipo (trabajo, material, costo), disponibilidad, si es Genérico, tiene presupuesto y si está inactivo:

    Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo, para el ejemplo se creó un material “Ladrillos” y un costo denominado “Permisos”, sin embargo al presionar aceptar no aparecen en la vista actual, pero al presionar en el triángulo situado abajo a la derecha de Organizador de equipo, se puede seleccionar “Hoja de recursos” y aparecerán los creados.

    Aparecen entonces los atributos de cada recurso, pudiendo cambiarlos allí directamente o a su vez en Información o con doble click.

    Para asignarlos se puede ir al Diagrama Gant o al de Seguimiento y en el atributo Recursos se los selecciona por cada actividad, así a la tarea 1 se le asignó “Permisos”, a la 2.1 se asignaron 1000 unidades de Ladrillos y a Juan Pérez; y, a la actividad 1.2 a Juan Pérez. Ya se ve un dibujo de una persona en la izquierda y si nos acercamos podremos ver que está sobre-asignado (es decir supera la capacidad indicada para el recurso)

    Si regresamos a la lista de recursos y presionamos además el botón “Detalles” de la barra de herramientas y considerando que se había asignado a 2 tareas, nos sale también en color rojo indicando sobre-asignación (es decir superior a las 8 horas de trabajo).

    Si se elige en la barra de herramientas el “Organizador del equipo”, la opción “Diagrama de Recursos” se podrá ver:

    Donde se aprecia que un día se está sobrepasando del límite de su capacidad, por lo que se puede asignar a alguien ese trabajo o hacerlo automáticamente.

    Si se crea otro recurso similar y se ubica sobre Juan Pérez, se puede presionar reasignar lo que permitirá elegir quién requiere redistribución, pero lo que hace es mover en el tiempo la tarea:

    Reasignamos la tarea dejando un 50% a Juan Pérez y 50% a Pedro H en la información de la tarea:

                                          ¿Cómo hago un Informe en Project?

    Existen seis categorías de informes disponibles:

    •Generales

    •Actividades Actuales

    • Costos

    • Asignaciones

    • Carga de Trabajo

    • Personalizados

    1) Haga clic en Ver – Informes. Aparecerá el cuadro de diálogoInformes, mostrando las categorías disponibles.

    2) En el cuadro de diálogo Informes, haga doble clic en la categoríaque desea mostrar

    3) Haga doble clic en el informe que desee ver

    4) El informe aparecerá en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic enuna parte del informe para ampliarla

    5) Configurar Página. Cuando ya esté listo para imprimir de clic en Imprimir

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