TUTORIAL PROJECT

Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyectos.

Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Creación de un archivo

Al ingresar a "Microsoft Project" debemos ir a "Archivo", y allí decidimos cual de las dos opciones queremos elegir:

  • "Nuevo" para crear un nuevo proyecto o,
  • "Abrir" si deseamos modificar un proyecto anterior.

En este momento se debe definir si la programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto.

Luego de haber creado el archivo, pasaremos al siguiente paso, la información del proyecto.

Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si usted deseainiciar desde otra fecha modifíquela de la siguiente manera:

Nos dirigimos al botón "Proyecto" y luego a "Información del proyecto", allí colocaremos las fechas de inicio y final de nuestro proyecto.

Hay dos formas de comenzar el proyecto:

  • Iniciando el proyecto desde el inicio (En ese caso colocaremos la fecha de inicio y final) o,
  • Iniciando el proyecto desde el final (En ese caso solo colocaremos la fecha de finalización del proyecto)

Definir el calendario del proyecto

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

  • Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.
  • Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.
  • 24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

Para poder elegir cualquiera de estos calendarios, ingresaremos a "Herramientas" y luego a "Cambiar calendario laboral".

Una vez que hayamos ingresado a "Cambiar calendario laboral", nos aparecerá "Para calendario" allí elegiremos el calendario base. Después de haberlo colocado, encontraremos un calendario en el cuál podremos poner cuales son nuestros días no laborables, las excepciones, etc.

Sí solo desea modificar un día: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no tienen que durar obligatoriamente un día, pueden ser semanas o hasta meses.

A continuación pasaremos al botón "Detalles", el cual se encuentra del lado derecho a la tabla de excepciones. Aquí escribiremos la información sobre esa excepción. Si usted marca la excepción como un día laborable, inmediatamente se activará la opción Desde y Hasta. Para escribir la información en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2.

  • Para terminar clic en aceptar
  • Si desea modificar un día de la semana: Resalte el día de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift (Mayúsculas) y desplazándose con las fechas.
  • En la pestaña Semanas Laborales escriba el nombre para su identificación Clic en Detalles.
  • En el siguiente cuadro escriba las características de esta semana y por último de clic en Aceptar.

Luego de hacer clic en "Aceptar" una vez que hayamos terminado, iremos nuevamente a "Herramientas", "Cambiar calendario laboral" y presionaremos en "Crear calendario".

  • En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.
  • Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.

AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Al abrirse Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si no pasa esto haga clic en Ver – Diagrama de Gantt

  • Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre
  • Pulse Enter para continuar con la siguiente

El programa le mostrará una duración de 1día?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duración de la actividad. El signo de interrogación significa que la duración de las actividades es estimada

IMPORTAR TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL

Una forma de automatizar el proceso de programación es hacer que las personas involucradas en él, utilicen Excel para crear sus listas de tareas e importar las hojas al Diagrama de Gantt. Para esto se exige que las columnas estén el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt.

El proceso de importación de tareas es el siguiente:

  • Abrir Excel
  • Clic en Archivo – Nuevo
  • Clic en Soluciones hoja de cálculo (o en Marmóreo o F7 dependiendo de la versión de Excel que esté manejando)
  • Haga doble clic en Plantilla de Información de listas de tareas de Microsoft Project. La Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado de Project.
  • Escriba las tareas y la información necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito toda la información del proyecto, vuelva a Microsoft Project.
  • Haga clic en "Abrir" y vaya a la ubicación del equipo donde haya guardado la lista de tareas en Excel. En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con extensión *.xls)
  • Haga doble clic en el archivo y le aparecerá el Asistente para Importación.
  • Haga clic en Siguiente
  • Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuación clicen siguiente
  • Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto, anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en el proyecto activo.
  • A continuación haga clic en Finalizar.

ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia ala más detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

  • Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
  • Subtareas: Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable.

Convertir una tarea en una subtarea:

  • Señala la tarea que vaya a modificar
  • En Proyecto haga clic en Esquema
  • Clic en Aplicar Sangría.

Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrita y se muestran en el área del gráfico como una barra negra.

Tambien existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:

  • Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
  • Haga clic en el botón derecho del Mouse
  • Clic en Aplicar sangría

Para deshacer la sangría seleccione la tarea que quiera, repita el procedimiento anterior pero al final haga clic en Anular Sangría.

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten muestran y ocultan subtareas.

Insertar la tarea resumen del proyecto:

  • Haga clic en Herramientas – Opciones
  • Clic en Vista
  • En Opciones de Esquema active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto

COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO

Vistas

Hay más de 20 vistas en Microsoft Project, unas asociadascon tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.

Las más utilizadas están disponibles en el menú Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el Menú Ver – Más Vistas

Escalas Temporales

Estas aparecen en el área del gráfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas

Tablas

Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida. El programa permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.

Si quiere eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y podrá recuperarlo en cualquier momento.

Ordenar la información del proyecto

Una tabla podría ordenarse alfabeticamente o numericamente basándose en un campo especifico. Por Ej: Las tareas puden organizarse por Fecha de Inicio, por Duración, etc.

Para ordenar la información de un proyecto se debe realizar lo siguiente:

  • Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar.
  • Haga clic en Proyecto – Ordenar
  • En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados.Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenú haga clic en Ordenar por
  • Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la información.

Definir la duración de tareas

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración de 1 día, .Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de interrogación se consideran como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en:  

  • Minutos
  • Horas
  • Días
  • Semanas
  • Meses

Para escribir la duración de las tareas:

  • Muestre el Diagrama de Gantt
  • En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que demorará para ejecutarse
  • Pulse Enter.

Con este procedimiento se van creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calculan automáticamente. Mientras nose hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras.

Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo determinado se puede escribir una duración transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que después de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto,  Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al día, 7 días a la semana, hasta que finalicen. Para especificar una duración transcurrida se debe escribir una t despuésde la unidad de duración.

Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, así en el momento en que se omita alguna información el pueda trabajar con esta.

Los pasos para establecer las condiciones de tiempo específicas de cada proyecto son:

  • Hacemos clic en Herramientas – Opciones
  • En la pestaña Calendario, escriba las condiciones del proyecto.
  • Clic en Predeterminar
  • Clic en Aceptar

ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto,se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:

a) Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora.

b) Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.

c) Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.

d) Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

  • Muestre el Diagrama de Gantt
  • En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras.
  • Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el Menú Edición y dar clic en la opción Vincular Tareas.

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numéricas de las actividades predecesoras separadas por comas.

  • Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un período de tiempo específico(-4d). Para escribir esta programación directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vínculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC – 2

Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas aparecerá la información de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automáticamente las relaciones entre actividades.

CREACIÓN DE HITOS EN UN ESQUEMA

Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto.

Para crear hitos hay dos formas. Nosotros explicaremos la  más fácil  que es escribir el hito como una tarea y ponerle una duración de cero (0),

Los hitos aparecerán en la fecha límite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecerán en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones. Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando sele haya aplicado sangría), aunque se señale como hito no aparecerá enla pantalla con la convención de hito.

CONFIGURACION DE RECURSOS

Al asignar los recursos al programa, las tareas se re calculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos.

PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE

Hay varias formas para asignar recursos, nosotros vamos a nombrar la principal.

  • En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.
  • Aparecerá "información de la Tarea"
  • En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad designación.
  • Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración establecida por el programador y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una Concretadora para realizar columnas y vigas, si la concretadora estará ocupada por la mañana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades).Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml

    Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignación significa que el recurso está trabajando en un solo día, mas horas de las que puede. Para esto hay dos métodos, pero solo explicaremos uno de ellos.

    • Señale todas las actividades
    • Por el menú Herramientas – Asignar Recursos
    • En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en Gráficos

    Aparecerán tres tipos de gráficos:

    • Trabajo
    • Disponibilidad Restante
    • Trabajo de Asignación
    • En la casilla donde aparece el titulo del gráfico, seleccione Trabajo de asignación
    • Aparecerá el siguiente gráfico de barras. Las barras azules que están por debajo de la línea negra son recursos que trabajan según su capacidad máxima. Las barras rojas que aparecen más arriba de está línea muestra que ese día hay una sobreasignación de tiempo para los recursos.

    DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

    Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programación puede hacer lo siguiente:

    • Estando en el Diagrama de Gantt
    • Haga clic en Herramientas – Asignación de Recursos
    • Ubíquese sobre un recurso y dele doble clic para que aparezca la información del recurso.
    • En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estará disponible, también podrá agregar diferente información como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.

    VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS

    Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programación, es decir si la duración inicial del proyecto varío.Si esto ocurre, se deberá evaluar que solución se le puede dar asignar más recursos o cambiar la duración de las tareas. Esta decisión siempre debe ir acompañando de un análisis económico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solución puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento:

    • En Herramientas – Redistribuir Recursos

  • Aparecerá el cuadro de diálogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de redistribución que quiera que se apliquen al proyecto. Recuerde que se deben  poner valores en horas.
  • RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS

    Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero será crítica. Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Si quiere cambiar la definición de las tareas críticas:

    • En el Menú – Herramientas – Cálculo

    • Escriba su preferencia para una tarea crítica en el cuadro Las Tareas son críticas si la demora es menor o igual a:

    Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programación.

    • Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tablas –Programación

  • En esta tabla aparecerá la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El cálculo se hace según las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar está demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.
  • Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programación en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los cálculos que hace sobre las tareas críticas. Al terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crítica del proyecto y analizar si la que está calculando el programa es la que se debería aplicar realmente.
  • Si esto no esta ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad
  • VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS

    Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas, explicaremos la principal.

    • Seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento

    Aparecerá un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro.

    La de color rojo o azul me muestra la programación inicial del proyecto,el color rojo son las tareas de las rutas críticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarán el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento.

    DIVISIÓN DE TAREAS

    Una de los ventajas de la división de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo.

    Igualmente, cuando se está creando un proyecto con repetición de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizará cada una de sus fases.

    Para dividir una tarea:

    • Abra el diagrama de Gantt

    .• En la barra de herramientas Edición haga clic en Dividir Tareas

  • En el diagrama de la vista, coloque haga clic en la tarea a vivir y en la fecha que desea que ocurra la división.
  • Para quitar la división de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte

    CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN

    Si por algún motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programación de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primero es que Project calcule automáticamente las cargas de trabajo cuando se presenten sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera.

    Para que Project calcule automáticamente estas redistribuciones:

    • Clic en Herramientas - Opciones

  • Haga clic en la pestaña Cálculo y seleccione Automático
  • Usted podrá verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribución.

    En el menú Ver – Mas Vistas

    • En el cuadro de diálogo que aparece a continuación, busqueDiagrama de Gantt de Redistribución. Selecciónelo y de clic en Aplicar.

    • Aparecerá un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programación anterior a la redistribución y la segunda nos muestra como quedo la tarea después de la redistribución.

    DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIÓN

    Los niveles de prioridad comprenden de 0 – prioridad más baja a 1.000– prioridad más alta. Project utilizala configuración de prioridad de tareas como un criterio de redistribución. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000.

    Para cambiar la prioridad de las tareas:

    • En el Diagrama de Gantt – haga doble clic en la tarea

    • En el cuadro de diálogo "Información de la Tarea", haga clic en la ficha General

  • En el cuadro de Prioridad escriba el número que represente la prioridad deseada de esa tarea
  • SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

    Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la información prevista del proyecto y escribir la información de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

    ESTABLECER UNA LÍNEA BASE

    Una línea base nos permite comparar la información con que se planeo el proyecto y la forma como se está ejecutando.

    Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es:

    • Costo
    • Duración
    • Fin
    • Comienzo
    • Trabajo Para guardar una línea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
    • Haga Clic en Herramientas – Seguimiento – Guardar Línea de Base
    • Asegúrese que la opción Guardar Línea de base esté activada. En este mismo cuadro de diálogo seleccione Proyecto Completo
    • Haga clic en Aceptar

    Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya hay guardado la línea de base puede continuar agregándole tareas. Siga estos pasos:

    • En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la línea de base.
    • Haga clic en Herramientas - Seguimiento – Guardar Línea de Base para mostrar el cuadro de diálogo Línea de Base. Asegúrese de que la opción Guardar Línea de Base está activada
    • En el cuadro "Línea de Base" aparece la fecha en que guardó por última vez el mismo.
    • Si desea agregar tareas a otras líneas de base, haga clic en la Línea de Base correspondiente en la lista.
    • En Para, active las tareas seleccionadas.
    • De manera predeterminada después de que se guarda una líneade base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar,agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.
    • Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la línea de base existente

    Para ver la línea de base se utiliza:

    • En Ver haga clic sobre "Diagrama de Gantt de Seguimiento". En el gráfico que aparece, usted podrá comparar la información inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecución del proyecto (negra).
    • En el cuadro de diálogo que aparece seleccione Líneas de Base y haga clic Aplicar

    Cuando se tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una línea de base completamente nueva, ya que no es común que las líneas de base se modifiquen.

    Revisar la información
    de resumen prevista
    y real

    • En el menú Proyecto haga clic en "Información del Proyecto".
    • En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opción "Estadísticas" Aparecerá la información del proyecto en forma comparativa.

    Para borrar una
    línea de base

    • Haga clic en "HERRAMIENTAS"- "SEGUIMIENTO"- "BORRAR LÍNEA DE BASE" y aparecerá un cuadro de diálogo.
    • Active Plan Previsto o Plan Provisional según el caso y seleccione el nombre de la línea de base que desea borrar.

    ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

    SEGÚN SU PROGRAMACIÓN:

    Con este método, las tareas se actualizan de la siguiente manera:

    • Todas las tareas con una fecha de finalización programada antes de la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada.
    • Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una fecha de finalización después de su fecha) están en curso durante esa fecha.
    • Todas las tareas con una fecha de comienzo programada después de la fecha de trabajo completado quedan intactas.
    • Haga clic en "Herramientas"– "Seguimiento" – "Actualizar Proyecto".Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar el proyecto. (Asegúrese de que está activada la opción Actualizar trabajo completado al)
    • Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro.
    • Active la opción Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%.

    Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajocompletado, la tarea seguirá con 0%. Si la fecha programada de finalización de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurará con el 100% completado.

    Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fechaprogramada de finalización de una tarea es posterior a la fecha detrabajo completado, el programa calculará un porcentaje de valor completo

    Introducir Porcentaje Completado

    Una vez introducido el porcentaje, Project calcula la duración restante y real.
    Para poner el porcentaje completado a una o mas tareas debemos:

    • Seleccionar tareas a actualizar en el diagrama de Gantt.
    • En el menú: "Herramientas"-"Seguimiento"-"Actualizar tareas"

    En  "Actualizar tareas" debemos introducir el porcentaje completo de tareas.

    También esta Actualización puede aplicarse a la Información de Tarea

    • Seleccionar la Tarea que se desea actualizar
    • Hacer doble clic, de ahí aparecerá un cuadro de dialogo de Información de la Tarea.
    • En la pestaña General debemos escribir el porcentaje completado

    Introducir la duración real

    Para introducir la duracion real de tareas debemos:

    • Marcar en el diagrama de Gantt las tareas que deseamos actualizar
    • Hacer clic en: "Herramientas"-"Seguimiento"-"Actualizar Tareas"

    Introducir Fecha de Comienzo y Finalizacion de Tareas

    Para introducir una fecha de comienzo o de finalizacion real en una o mas tareas debemos realizar lo siguiente:

    • Seleccionar las tareas con fecha de comienzo o finalizacion que se desea actualizar en el Diagrama de Gantt
    • Hacer clic en "Herramientas"-"Seguimiento"-"Actualizar tarea"
    • En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final según sea

    el caso.

    Al escribir las fechas reales de comienzo y finalización, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas.

    ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE ELTRABAJO DE RECURSOS

    INTRODUCIR EL PORCENTAJE DEL TRABAJO COMPLETADO

    Para escribir informes de porcentaje de trabajo completado para una tarea se sigue estos pasos:

    • En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Ver – Tabla – Trabajo.
    • En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar,escriba el valor del porcentaje de trabajo completado.

    Para escribir informes de porcentaje de trabajo completado de una asignación se sigue estos pasos:

    • Abra la vista Uso de Tareas.
    • Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea(esto se llama Asignación) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
    • En el cuadro de diálogo Información de la Asignación, haga clic en la ficha Seguimiento.
    • En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.

    Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

    Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuirá uniformemente entre los recursos asignados.

    Para realizarlo para una tarea se sigue estos pasos:

    • Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tabla – Trabajo.
    • Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
    • En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

    Y para realizar la introducción en una asignación, estos pasos:

    • Abra la Vista Uso de Tareas.
    • Haga clic en Ver – Tabla - Trabajo.
    • En el campo Real de la asignación que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.

    Planeamiento de Costos de los Recursos y Tareas

    Normalmente son los recursos que generan mayores gastos, pero también existen costos relacionados con las tareas.

    Lo inicial es agregar los costos de los recursos, y los costos fijos de las tareas, Microsoft Project se encarga de calcular los costos del proyecto.

    Planeamiento de costos de Recursos

    Una forma de para planear los costos de los proyectos es el asignar los costos de los recursos.

    Al escribir tasas de costos y asignar los recursos a sus tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones.

    Como especificar costos variables para los recursos de trabajo

    Para establecer los costos de los recursos se deben realizar los siguientes pasos:

    • Asegúrese que tenga señala la tabla Entrada en el menú Ver
    • Por el menú Ver – Hoja de Recursos
    • Aparecerá la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se pueden asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.
    • En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo.
    • Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor de las mismas.

    Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

    Esto sucede cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo a realizar.

    Esto se puede aplicar con los siguientes pasos:

    • Haga clic en Ver – Hoja de Recursos
    • Si no ha aplicado la tabla Entrada a la Hoja de Recursos, haga clic enVer – Tabla - Entrada.
    • En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso

    Como establecer los costos para los recursos del material

    Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:

    • Haga clic en Ver – Hoja de Recursos
    • Asegúrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del Material con las unidades de medida.
    • En el campo Tasa Estándar, escriba el costo por unidad

    Como establecer varios costos para un recurso:

    Si usted cuenta con información sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que afectará los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos.

    Para especificar diferentes costos, se deben realizar los siguientes pasos:

    • En la Hoja de Recursos, debemos hacer doble clic en el recurso en el cual se desea especificar varios costos.
    • En el cuadro de diálogo Información del Recurso, hacer clic en Costos

    Para especificar un cambio en las tasas luego de que haya pasado un periodo de tiempo, se debe hacer clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Debemos tener en cuenta que la primera celda no se dejará modificar debido a que Project calculará los cambios con respecto a esta.

    Cambio de las asignaciones de Recursos

    Cuando asignemos varios precios, podemos escribir los porcentajes que varían con respecto al primer precio. Primero debemos introducir la fecha y luego la taza real.

    Una vez que tengamos asignados los recursos a las tareas, debemos hacer clic en Ver– Uso de Tareas. Luego, aparecerá una tabla donde se muestra los recursos asignados a las actividades.

    Como establecer una la Acumulación de Costos

    Es importarnte que se especifique el metodo acumulacion de costos para realizar el planeamiento del flujo de costos.

    Para esto debe realizar los siguientes pasos:

    Hacer clic en Ver – Hoja de Recursos

    En el campo del recurso debe hacer clic en uno de estos metodos:

    Comienzo: puede calcular los costos de las actividades con los precios que se registran al inicio.

    Final: trabaja calculando los costos de las actividades con los precios que se ingresan al final del proyecto.

    Prorrateo: se realiza calculando los costos de las actividades entre el precio inicial y final.

    Planeamiento de Costos Fijos de Tareas

    Para poder escribir un costo fijo para una tarea se deben realizar los siguientes pasos:

    • En el diagrama de Gantt debemos hacer: clic en Ver-Tabla-Costo
    • En el campo de costo Fijo, se debe escribir el costo
    • En el campo Acumulación de Costos Fijos especifique cuando debería acumularse el costo de la tarea.

    Revisión de los costos planeados

    Revisión de los costos de asignación

    Puede revisar los costos de asignaciones para ello se puede utilizar la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de Recurso.

    Para poder hacer esto, se deben realizar los siguientes pasos:

    • Haga clic en Ver – Uso de Tareas o Ver – Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de asignaciones.
    • Haga clic en Ver – Tabla – Costo

    Revisión de los costos de recursos:

    Se puede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cada recurso y llevar a cabo las tareas asignadas.

    Para obtener los costos totales se debe realizar los siguientes pasos:

    • Haga clic en Ver – Hoja de Recursos
    • Hacer clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el campo Costo
    • Haga clic en Insertar – Columna
    • En la lista Nombre de Campo, debe hacer clic en Costo y luego clic en Aceptar.

    Revisión de costo de tareas:

    Puede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cada tarea.

    Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente

    • Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tabla – Costo
    • Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea

    Revisión del costo total planeado del proyecto:

    Puede ver el costo total planeado del proyecto.

    • En el Diagrama de Gantt, se debe agregar la tarea de resumen al proyecto.

    En Herramientas – Opciones – Vista – Mostrar Tarea deResumen del Proyecto

    • clic en Tabla – Costo.

    Actualización Manual De los costos del Proyecto

    Si ya se ha asignado recursos a tareas en el proyecto y también se ha introducido el costo de estos recursos, los costos seran actualizados cuando se escriba la información real del proyecto.

    Supervisión del Proyecto

    Uno puede observar como se esta realizando el proyecto y compararlo con la programación inicial. Para realizar esto existen varias formas:

    Primera forma:

    • Poner clic en proyecto – Información del Proyecto – Estadísticas

    Segunda Forma:

    • En el Diagrama de Gantt, se debe seleccionar en el menú: Herramientas –Opciones – Vista - Mostrar tarea de resumen del proyecto.

    Tercera Forma:

    • En el Diagrama de Gantt, se debe hacer clic en Ver – Tabla - Variación

    Cuarta Forma:

    • En el diagrama de Gantt, se debe seleccionar Ver – Gantt de Seguimiento.

    Líneas de Progreso:

    Las líneas de progreso crean un gráfico en el Diagrama de Gantt el cual brinda una valiosa información de la siguiente manera:

    • Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación
    • Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación
    • Las líneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programación.

    Comment Stream

    2 years ago
    0

    no entiendo nada...