Microsoft Office Project

Enterprise Project Management Solution

UTILIZAR PROJECT

CREAR UN ARCHIVO

  • Inicie el programa
  • En el Menú Inicio haga clic en la opción Nuevo
  • En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente
  • En este momento se debe definir si la programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se programarán lo más tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible).

    Cuando ya tenga toda la información clara:

    • Haga clic en ProyectoInformación del Proyecto

    • Enelcuadro de diálogo que aparece escriba:

    Fecha de comienzo→ escriba la fecha de comienzo del proyecto. Elprograma calculará automáticamente la fecha de fin.

    Programar a Partir de → Escoja si va a utilizar la programación desde el inicio o desde el final del proyecto.

    Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto.

    Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifíquela.

  • Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro dediálogo
  • DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

    Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

    Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendariopredeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas ylos recursos.

    Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.

    24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

    AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

    Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama deGantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver – Diagrama de Gantt

    • Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre
    • Pulse Enter para continuar con la siguiente

    El programa le mostrará una duración de 1día?. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duración de la actividad. El signo deinterrogación significa que la duración de las actividades es ESTIMADA

    ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

    En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia ala más detallada. Las tareas se dividen en dos tipos:

    Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otrastareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en losque se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.

    Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas deresumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vezestas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de aceroinoxidable.

    1. Convertir una tarea en una subtarea:

    • Señala la tarea que vaya a modificar
    • En Proyecto haga clic en Esquema
    • Clic en Aplicar Sangría.

    Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertiráen una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla yse muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas/resumen de actividades).

    IMPORTANTE:

    Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:

    • Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
    • Haga clic en el botón derecho del Mouse
    • Clic en Aplicar sangría

    Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangría.

    Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas.

    2. Insertar la tarea resumen del proyecto

    • Haga clic en Herramientas – Opciones
    • Clic en Vista
    • En Opciones de Esquema active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto

    ESCALAS TEMPORALES

    La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto.Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellasllamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día.

    El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas

    Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

    • Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.(El más conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)
    • Clic en Formato – Escala temporal
    • Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatrofichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo NoLaborable.

    El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días.

    Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabético o numérico basándose en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podría organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duración, por Predecesoras, etc.

    Los pasos para ordenar la información de un proyecto son:

    • Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar.
    • Haga clic en Proyecto – Ordenar
    • En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados.
    • Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenúhaga clic en Ordenar por.
    • Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la información.

    Si no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividades del proyecto, asegúrese que la casilla Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada.

    ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO

    Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto.

    Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerle una duración de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:

    • Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la información de la tarea
    • En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito

    Los hitos aparecerán en la fecha límite de la tarea, aunque las fechas deinicio y fin permanecerán en la base de datos del programa sin sufriralteraciones.

    Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando sele haya aplicado sangría), aunque se señale como hito no aparecerá enla pantalla con la convención de hito.

    CREACIÓN DE HITOS EN UN ESQUEMA

    Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o deentregas del proyecto.Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito comouna tarea (Por ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerleuna duración de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:

    • Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la información de la tarea .
    • En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea comoun Hito

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