Microsoft Project

Tutorial

   Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñados, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Pasos para hacer administrar un proyecto mediante el programa:

1) Debe hacerse una planificación escrita en Word y dividir las actividades en tareas y subtareas, indicar la duración de las actividades y los recursos que se utilizarán para realizar las subtareas (humanos, físicos y monetarios).

2) Comenzar con el Project. Escribir las Tareas y Subtareas en el Listado de Tareas. Para indicar cual es una tarea se debe seleccionar todas las subtareas y apretar el siguiente botón

3) Indicar el tiempo que lleva de las tareas y subtareas en la columna de "Duración", así como también en las columnas de "Comienzo" y "Fin". En estos últimos dos, se indica el día de comienzo y el día final de la tarea/subtarea. El listado de tareas quedará de la siguiente manera:

¿Cómo se asignan los recursos?

1) En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.

2) Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.

3) Deberá hacer clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números  y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad. Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml.

¿Cómo importar tareas de una hoja de excel?

1) Abrir Excel y hacer Clic en Archivo – Nuevo

2) Deberá hacer Clic en Soluciones hoja de cálculo

3) Luego haga doble clic en Plantilla de Información de listas de tareas de Microsoft Project.

La Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado de Project.

4) Escriba las tareas y la información necesaria y luego guarde el archivo. Cuando ya haya escrito toda la información del proyecto,vuelva a Microsoft Project.

5) Haga clic en Abrir y vaya a la ubicación del equipo donde hayaguardado la lista de tareas en Excel.

6) Haga doble clic en el archivo y le aparecerá el Asistente para Importación

7) Haga clic en Siguiente

8) Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuación clic en siguiente.

9) Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto,anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en el proyecto activo.

10) A continuación haga clic en Finalizar.

                          Organización de las tareas en un esquema

en este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa esta preparado para organizar las con una estructura jerarquica desde la perspectiva mas amplia a la mas detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

  • tarea de resumen: son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capitulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
  • subtareas: son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavacion de 0 - 2m, instalacion de meson de acero inoxidable.

1. Convertir una tarea en una subtarea:

  • señalar la tarea que vaya a modificar
  • En proyecto haga clic en esquema
  • Clic en aplicar sangria

Se aplicará sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capitulos (tareas resumen de actividad).

Importante:

Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:

  1. Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
  2. Haga clic en el botón derecho del mouse
  3. Clic en aplicar sangría.
Please RSVP
0 people are going
Invite Friends
0 going0 maybe0 no
No responses so far. Be the first to respond...

para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en anular sangría.

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas.

2. Insertar la tarea resumen del proyecto

- haga clic en herramientas - opciones
-
clic en vista
-
En opciones de esquema active la opción mostrar tarea de resumen del proyecto


                                Como tener acceso a la información del proyecto

Existen más de 20 vistas integradas en microsoft project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.

Las vistas más utilizadas están disponibles en el menú ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el menú - ver - más vistas

Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

  1. Haga clic en el menú ver y observe la parte superior del menú para ver si aparece la vista que necesita.
  2. Si aparece en la lista, haga clic en su nombre.
  3. Si no aparece haga clic en mas vistas. Aparecerá la lista completa de las vistas que se encuentren disponibles.
  4. Haga doble clic en la vista que desea y aparecerá en el área de trabajo, sustituyendo a la anterior.

                                                         Escalas temporales

La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto.Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellasllamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivelinferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporalpredeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas.

Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

• Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.(El más conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)

Clic en Formato – Escala temporal

• Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.

El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días.

TABLAS

Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.

Para cambiar la tabla de una vista:

• Haga Clic en Ver – Tabla

  • Si la tabla aparece en el submenú, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Más Tablas.
  • En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.
  • La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar.

    Usted puede insertar o eliminar toda la información que quiera.Recuerde que esta información no se perderá sino que quedará oculta en la base de datos del archivo.

    Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento.

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