Közös online munka
a Goole Drive segítségével

A munkacsoport közös munkáját megkönnyíti, ha az együttműködők a dokumentumokat, táblázatokat, űrlapokat és prezentációkat nem csatolt fájlként e-mailben küldik egymásnak, hanem ugyanabban a munkapéldányban dolgoznak. Így – akár valós időben – nyomon tudják követni a többiek javaslatait, és a munka közben a munkafelületen keresztül hatékonyan kommunikálhatnak.

A Google Drive ingyenes alternatívát kínál többek között a Microsoft Word, Excel és PowerPoint alkalmazáshoz. Kevesebb a funkció, de a sikeres közös munkához minden rendelkezésre áll.

Először is „be kell üzemelni” a Google Drive-ot (ez az első használatot jelenti: be kell jelentkezni a Google-fiókba (pl. a Gmailbe), és előbb a jobb felső sarokban található 3×3-as alkalmazásindító ikonra, utána a Google Drive ikonjára kell kattintani), majd ettől kezdve vagy eleve itt hozunk létre új dokumentumot, vagy feltöltjük, amit szeretnénk. A feltöltéskor érdemes a dokumentumot átalakítani a Google saját formátumára (és az eredetit törölni), mert egyrészt ekkor válik szerkeszthetővé, másrészt pedig a Google Drive-ban létrehozott vagy az ilyen formátumra konvertált fájlok nem számítanak bele a tárhelykvótába. Ehhez a feltöltött pl. Word-dokumentumra jobb egérgombbal kattitás, majd a „Megnyitás ezzel” („Open with”) listából kiválasztandó a Google Dokumentumok lehetőség.

Dokumentum és mappa többféle beállítással osztható meg másokkal. Lehet (1) teljesen nyilvános (kereshető az interneten), (2) megosztható mindenkivel, akinek megvan a hivatkozás, és (3) megosztható személyekkel, csoportokkal. Ez utóbbi esetben az illetékesek csak bejelentkezés után férhetnek hozzá a dokumentumhoz, mappához, és – a beállítás szerint – megtekinthetik, kommentálhatják vagy szerkeszthetik a fájlt.

A Google Drive-ban ugyanúgy létrehozhatunk mappastruktúrát, mint a számítógépen. (Mappa létrehozása a bal felső színes „Új” („New”) gombra, majd a „Mappa” („Folder”) lehetőségre kattintva.) A megosztási beállításokat az almappák öröklik. A számítógépen telepíthető alkalmazással a Google Drive automatikusan szinkronizálható a hozzá tartozó számítógépes mappával, így akár a gépünkön is tarthatunk biztonsági másolatot. iOS, Android és Windows Phone rendszeren a kapcsolódó alkalmazásokat kell telepíteni (Google Drive, Google Dokumentumok, Google Táblázatok, Google Diák („Google Student”... :) )), ezek segítségével mobileszközökről is részt lehet venni a közös munkában.

Google Dokumentum (MS Word megfelelője) esetében hasznos eszköz a képernyő jobb felső részében található „Szerkesztés” (Editing), „Javaslat” (Suggesting) és „Metekintés” (Viewing) mód. A változások követése funkciónak a Javaslat mód felel meg. Ha így módosítjuk a dokumentumot, akkor nyomon követhető, jóvá hagyható vagy visszautasítható minden változtatásunk. Ezt a módot minden alkalommal be kell állítanunk, amikor megnyitjuk a dokumentumot.

A Dokumentum, Táblázat és Dia képernyőjének jobb felső sarkában található „Megjegyzés” (Comments) gomb segítségével a kijelölt részhez megjegyzést fűzhetünk. Ha legalább ketten be vannak jelentkezve egy megosztott dokumentumban, akkor ők közvetlenül a fájl felhasználói felületén tudnak csevegni egymással.

A rendszer automatikusan menti a módosításokat, bármelyik előző verzióhoz vissza lehet térni az oldal tetején, a menüsor után található utolsó mentésre vonatkozó adatra kattintás után megnyíló jobb oldali panelben.

A végeredmény különféle formátumokban letölthető. (Jobb egérgomb, „Letöltés” („Download”).)

Comment Stream