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La digitalisation des entreprises, petites ou grandes, se fait à marche accélérée. Ventes, marketing, communication ont connus ces dernières dix années des bouleversements radicaux. Des bases de données performantes aux plans média digitaux, l’entreprise moderne est digitale. Rouage clé de cette transformation, le chef de projet accompagne et met en œuvre ce processus.
Le domaine de compétence du chef de projet
Ses activités sont multiples et requièrent une palette de compétences :
- Il prépare le cahier des charges et veille à son application de A à Z
- Il suit les demandes du client en respectant à la fois les délais impartis et les budgets
- Il rend le projet conformément aux exigences de qualité du client
- Il suit la rentabilité du projet et ses développements
En résumé, le chef de projet intervient à toutes les phases de la conception au rendu final.
Des qualités communes au manager
Chef d’orchestre du projet, il doit allier un esprit de synthèse qui lui permet de visualiser rapidement le point de départ et le point d’arrivée du projet avec un esprit d’analyse qui l’aide à détailler chaque phase de l’opération.
Les qualités générales les plus sollicités sont :
- Un don pour la gestion de projet
- La capacité d’animer de nombreuses réunions avec des interlocuteurs différents
- Une importante résistance au stress
- Du talent pour manager une équipe
Des compétences techniques
Sans être expert dans tous les domaines du projet, il doit néanmoins maîtriser plusieurs techniques :
- Être familier avec un logiciel gestion de projet (diagrammes de Gantt, tableau Kanban…)
- Maitriser les outils de gestion pour coordonner le projet
- En particulier, mesurer la répartition de la charge de travail avec un logiciel adapté
- Être en capacité de gérer plusieurs projets en même temps dans des domaines aussi variés que l’e-business, le multimédia ou le webmarketing.
Tous ces outils de gestion permettent le suivi quotidien du projet, l’implication des équipes ad hoc, le partage de l’information. En outre, ils donnent à la direction une visibilité à long terme sur les projets en cours.
Des qualités humaines
Résoudre les problèmes
Une des compétences les plus prisée est la capacité de résoudre des problèmes. Les indécis ne sont pas faits pour ce métier. Un projet se déroule rarement « comme prévu ». Interviennent des impondérables en permanence : personnel absent, nouvelle demande du client, chute du système informatique, etc. Le chef de projet doit être capable de travailler sur les solutions possibles et aussi et surtout, de choisir la meilleure.
Le sens de l’organisation
Inné ou acquis, un bon sens de l’organisation est essentiel pour un bon responsable de projets. Il gère plusieurs projets et plusieurs équipes. Il doit utiliser parfois jusqu’à 10 outils de gestion différents, réunir des informations éparses et leur donner du sens. Une bonne gestion des temps inhérents à chaque projet est un des clés de leur réussite.
Le leadership
Comme le nom l’indique, un chef de projet est… un chef. Disposer du pouvoir hiérarchique n’est pas la garantie de la réussite du projet. Il doit être un bon leader. En cela, il sait motiver les équipes, les diriger vers un but commun et attrayant, recadrer si nécessaire et surtout maintenir un équilibre en son objectif (la réalisation du projet) et les relations entre chaque collaborateur.
Entrer dans le détail du projet
Un projet est une succession d’étapes dont chacune dépend de la précédente. C’est la tâche du chef de projet de les valider une par une.
- Définition de la portée projet : objectifs poursuivis, délai, budget
- Définition du calendrier à respecter
- Écriture du brief de projet qui permet de socialiser son contenu
- Meeting pour lancer le projet : répondre aux questions, définir les objectifs et taches de chacun
- Élaboration et divulgation du plan global qui contiendra les indicateurs de réussite et une chronologie précise
Des erreurs à ne pas faire
Un bon projet est cadré tant dans sa chronologie que dans son budget. Son résultat est quantifiable et ses étapes clairement définies. C’est l’idéal. A contrario un certain nombre d’erreurs sont à éviter :
Des objectifs mal définis
Un des erreurs les plus courantes tient au fait que l’objectif peut paraître tellement évident qu’il reste insuffisamment travaillé. Par exemple, une entreprise souhaite renouveler son site Internet sans déterminer avec précision ce qu’elle attend du site : vendre, avoir plus de leads, disposer d’une carte de visite… Une page Internet explicative n’est pas forcément un outil de vente.
Une chaine de responsabilité floue
Les responsabilités doivent être clairement établies qu’il s’agisse d’une PME ou d’une entreprise plus importante. Le chef de projet doit savoir qui décide, qui valide, qui doit être consulté sans décider…
Des demandes du client irréalisables ou en fin de projet
Le projet est fait pour le client. La communication doit être fluide, ordonnée, motivée et écrite. Le client doit pouvoir suivre les étapes du projet (compte-rendu de réunion, rétroplanning, etc.) et pouvoir lui aussi contribuer à son amélioration en cours de route. Il doit aussi valider les étapes en cours de route, ce qui permet de ne pas revenir en arrière. Pour éviter les surprises en fin de projet, il convient d’être attentif aux retours de l’utilisateur final et de prendre en compte ses remarques à l’aide des outils de reporting (fonctionalité inclue dans un logiciel gestion de projet).
Faire appel à un chef de projet est en soi une méthodologie de travail différente : celle du mode projet. Elle privilégie le travail transversal des équipes autour d’un cahier des charges commun. La multiplication des outils collaboratifs pousse et force les entreprises à moderniser leurs méthodes de travail.
