Microsoft Project Tutorial

Crear un Archivo

1. Iniciar el programa.

2. Dirigirse al menú inicio y seleccionar Nuevo.

3. En la parte izquierda de la ventana, deberá de aparecer un cuadro en el que seleccionamos "Proyecto en Blanco", o también podemos crear un archivo nuevo en base a otro ya utilizado, dando clic en la opción "A partir de un proyecto existente".

4. A partir de esto, se debe colocar si se quiere comenzar el proyecto con una fecha de finalización o desde la fecha de inicio del proyecto. Luego de esto, pulse en el botón "Proyecto", en la barra de herramientas, y presione la opción "Informacion de proyecto"

Una vez que se seleccione esto, el programa nos hará completar los siguientes datos:

Fecha de comienzo → Se coloca la fecha de comienzo de proyecto, teniendo en cuenta que el programa calculará de forma automática la fecha final.

Programar a Partir de → Debe elegir aquí, si va a utilizar la programación desde el inicio o desde el final del proyecto. (Cuando se programa desde el final, la fecha debe colocarse en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha de Inicio.)

De forma predeterminada el programa iniciará el proyecto con el número al día de la fecha, si usted no desea esto puede modificarlo.

5. Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.


Definir Calendario

M.Project nos ofrece tres calendarios predeterminados. Estos, son unas planillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00p.m. con una hora libre a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.

24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto:

1. Haga clic en Herramientas – Cambiar Calendario Laboral

Se recomienda a la hora de modificar el calendario: Saber cuales son los dias de descanso intermedios en las tareas y las horas de trabajo que se vayan a implementar. Aun asi, este calendario es diferente al calendario de tareas y recursos, pero de todos modos, estos tres coinciden.

2. Aparecerá, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: Si  desea modificar el calendario base, o va a crear uno totalmente nuevo. Si desea crear un calendario base, a continuación explicaré como hacer uno.

Crear Un Calendario Nuevo
(Base)

1. Clic en Herramientas – Opciones

2. Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que aparece defina las "condiciones para el proyecto".

Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.

3. Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral.

4. Haga clic en Crear Calendario.

5. En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.

6. Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.

7. Clic en Aceptar

En la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duración Clic en Detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto. Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información. Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color diferente al que tenía inicialmente.Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más frecuente es generar los cambios en una sola semana.

Modificar Un Calendario
(Base)

1. En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.

Sí solo desea modificar un día: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

(Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, ustedpuede escribir la duración de varios días, semanas o meses.)

2.Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la información sobre la excepción.

(Si se marca la excepción como día laborable, inmediatamente se activará la opción Desde y Hasta. Para escribir la información allí, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2.)

3. Para terminar clic en Aceptar.

(Si desea modificar un día de la semana: Resalte el día de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift (Mayúsculas) y desplazándose en las fechas.)

4. En la pestaña Semanas Laborales escriba el nombre que desee para su identificación.

5. Clic en Detalles.

6. En el siguiente cuadro escriba las características de esta misma semana y por último de clic en Aceptar.

Como Aplicar un Calendario Base al Proyecto

1. Clic en Proyecto - Información de Proyecto

2. En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto.

3. Clic en Aceptar.


Agregar Tareas al Proyecto

(De forma predeterminada, al abrir Microsoft Project, en la parte derecha de nuestra ventana, se abrirá el Diagrama de Gantt, si esto no ocurre, presione clic en Ver - Diagrama de Gantt)

1. Colocar el nombre de las Tareas en el campo Nombre.

2. Pulse Enter para continuar a la siguiente.

(El programa le mostrará una duración de 1día?. El signo de interrogación significa que la duración de las actividades es Estimada.)


Importar una Tarea desde Excel

1. Abrir Excel

2. Clic en Archivo - Nuevo

3. Clic en Soluciones hoja de calculo.

4. Haga doble clic en Plantilla de Información de listas de tareas de Microsoft Project. (Esto crea un archivo con columnas, que corresponde al Diagrama de Gantt.)


5. Debe colocar las tareas y la información necesaria, luego guarde el archivo y una vez guardado, vuelva a Microsoft Project.


6. Una vez hecho esto, haga clic en Abrir y vaya hacia la ubicación donde haya guardado su lista de tareas en Excel. En el sector "Tipo de Archivos", seleccione los libros Excel (*.xls o *xlsx).


7. Haga doble clic en el archivo y le aparecerá el Asistente para Importación.

8. Haga clic en Siguiente

9.Haga clic en la Plantilla de Excel del Proyecto y a continuación, clic en Siguiente.

10. Luego tendrá que seleccionar entre las siguientes opciones:

Importar el archivo como un nuevo proyecto/ Anexar las tareas al proyecto activo / Combinar los datos del proyecto activo.

11. A continuación haga clic en Finalizar.

ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

*Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas.

* Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen.

1. Convertir una tarea en una subtarea:

  • Señala la tarea que vaya a modificar
  • En Proyecto haga clic en Esquema
  • Clic en Aplicar Sangría.
  • Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas resumen de actividades).

    IMPORTANTE:

    Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:

  • Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
  • Haga clic en el botón derecho del Mouse
  • Clic en Aplicar sangría
  • (Imagen)

    Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangría.

    (Imagen)

    Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas.

    2. Insertar la tarea resumen del proyecto

  • Haga clic en Herramientas – Opciones
  • Clic en Vista
  • En Opciones de Esquema active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
  • Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangría.

    2. Insertar la tarea resumen del proyecto

  • Haga clic en Herramientas – Opciones
  • Clic en Vista
  • En Opciones de Esquema active la opción Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
  • ESCALAS TEMPORALES

    La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto.

    Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes – Semana, Año – Semana - Día.

    El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el período de tiempo más detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: días dentro semanas

    Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

    1. Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El más conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)

    2. Clic en Formato – Escala temporal

    3. Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas, el nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los requerimientos de la programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días.

    TABLAS

    El programa Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.

    Para cambiar la tabla de una vista:

    1. Haga Clic en Ver – Tabla

    Si la tabla aparece en el submenú, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Más Tablas.

    2. En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.

    La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en Modificar.

    Usted puede insertar o eliminar toda la información que quiera.

    Recuerde que esta información no se perderá sino que quedará oculta en la base de datos del archivo.

    Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecerá, pero seguirá existiendo en la base de datos y puede recuperarse en cualquier momento.

    ORDENAR LA INFORMACIÓN EL PROYECTO

    Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabético o numérico basándose en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podría organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duración, por Predecesoras, etc.

    Los pasos para ordenar la información de un proyecto son:

    1. Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar.

    2. Haga clic en Proyecto – Ordenar

    3. En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados.

    Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenú haga clic en Ordenar por.

    5. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la información.

    Si no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividades del proyecto, asegúrese que la casilla Renumerar Tareas Permanentemente este desactivada.

    DEFINIR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS

    En el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1 día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.

    Las duraciones pueden ser escritas en:

    * Minutos (m o min)

    * Horas (h o hr)

    * Días (d o dí)

    * Semanas (S o sem)

    * Meses (me o ms)

    Para escribir la duración de las tareas:

    1. Muestre el Diagrama de Gantt

    2. En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorará para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la duración estimada)

    3. Pulse Enter.

    Con este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama se calcularán automáticamente, según las fechas que se definieron en la información del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas será la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto

    Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo específica, independiente de los días laborales, se puede escribir una duración transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que después de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo:

    Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al día, 7 días a la semana, hasta que finalicen.

    Para especificar una duración transcurrida se debe escribir una t después de la unidad de duración, por ejemplo: 3dt para tres días transcurridos

    Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del proyecto, las condiciones con las que va a trabajar el programa, así en el momento en que se omita alguna información el pueda trabajar con esta.

    Los pasos para establecer las condiciones de tiempo específicas de cada proyecto son:

    1. Hacemos clic en Herramientas – Opciones

    2. En la pestaña Calendario, escriba las condiciones del proyecto.

    3. Clic en Predeterminar

    4. Clic en Aceptar

    ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS

    Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:

    * Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora

    * Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.

    * Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.

    * Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.

    Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

    1. Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vínculos)

    2. En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras.

    3. Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el Menú Edición y dar clic en la opción Vincular Tareas.

    Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente.

    Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un período de tiempo específico (-4d). Para escribir esta programación directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vínculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC – 2

    Haciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecerá la información de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automáticamente las relaciones entre actividades.

    CREACIÓN DE HITOS EN UN ESQUEMA

    Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto.

    Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerle una duración de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:

  • Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la información de la tarea
  • En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito
  • Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangría), aunque se señale como hito no aparecerá en la pantalla con la convención de hito.

    CONFIGURACION DE RECURSOS

    Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto están sobreasignados desde el momento de su concepción.

    Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos.

    PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE

    Hay varias formas para asignar recursos, esta es una de ellas

    1. En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.

    2. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.

    3. Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco.

    En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

    Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración establecida por el programador y significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad

    DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

    Para los proyectos siempre hay recursos que están disponibles en determinadas fechas y en otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programación puede hacer lo siguiente:

    1. Estando en el Diagrama de Gantt

    2. Haga clic en Herramientas – Asignación de Recursos

    3. Aparecerá el cuadro de diálogo con todos los recursos. Ubíquese sobre un recurso y déle doble clic para que aparezca la información del recurso.

    4. En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de tiempo que el recurso estará disponible, también podrá agregar diferente información como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc.

    5. Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter.

    VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS

    Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programación, es decir si la duración inicial del proyecto varío.

    Si esto ocurre, se deberá evaluar que solución se le puede dar asignar más recursos o cambiar la duración de las tareas. Esta decisión siempre debe ir acompañando de un análisis económico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.

    Cuando ya tenga la solución puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento:

    1. En Herramientas – Redistribuir Recursos

    2. Aparecerá el cuadro de diálogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de redistribución que quiera que se apliquen al proyecto.

    Recuerde por defecto, los recursos están asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificación Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.

    RUTAS Y TAREAS CRÍTICAS

    En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.

    Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero será crítica.

    Si quiere cambiar la definición de las tareas críticas:

    1. En el Menú – Herramientas – Cálculo

    2. Escriba su preferencia para una tarea crítica en el cuadro Las Tareas son críticas si la demora es menor o igual a:

    Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programación.

    1. Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver – Tablas – Programación

    2. En esta tabla aparecerá la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El cálculo se hace según las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar está demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.

    VISUALIZACION DE TAREAS CRÍTICAS

    Para ver la ruta crítica del proyecto existen varias formas. A continuación explicaremos una de ellas.

  • En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento
  • Aparecerá un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro.

    La de color rojo o azul me muestra la programación inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las rutas críticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarán el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento

    DIVISIÓN DE TAREAS

    Una de las ventajas de la división de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo.

    Igualmente, cuando se está creando un proyecto con repetición de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizará cada una de sus fases.

    Para dividir una tarea:

    1. Abra el diagrama de Gantt.

    2. En la barra de herramientas Edición haga clic en Dividir Tareas

    3. En el diagrama de la vista, coloque haga clic en la tarea a vivir y en la fecha que desea que ocurra la división.

    CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN

    CAMBIOS EN LA PROGRAMACIÓN

    Si por algún motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programación de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automáticamente las cargas de trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera.

    Para que Project calcule automáticamente estas redistribuciones:

    1. Clic en Herramientas – Opciones

    2. Haga clic en la pestaña Cálculo y seleccione Automático

    Si quiere que la redistribución de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir la tecla Mayúscula + F9.

    En cualquiera de los dos casos usted podrá verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribución.

    1. En el menú Ver – Mas Vistas

    2. En el cuadro de diálogo que aparece a continuación, busque Diagrama de Gantt de Redistribución. Selecciónelo y de clic en Aplicar.

    3. Aparecerá un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programación anterior a la redistribución y la segunda nos muestra como quedo la tarea después de la redistribución.

    DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIÓN

    Los niveles de prioridad comprenden de 0 – prioridad más baja a 1.000 – prioridad más alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliz la configuración de prioridad de tareas como un criterio de redistribución. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000.

    Para cambiar la prioridad de las tareas:

    1. En el Diagrama de Gantt – haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500.

    2. En el cuadro de diálogo Información de la Tarea, haga clic en la ficha General

    3. En el cuadro de Prioridad escriba el número que represente la prioridad deseada de esa tarea

    SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

    En la fase de ejecución del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacén la información del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el ámbito, la programación, los costos y los recursos están equilibrados de forma necesaria.

    Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la información prevista del proyecto y escribir la información de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

    ESTABLECER UNA LÍNEA BASE

    Una línea base nos permite comparar la información con que se planeo el proyecto y la forma como se está ejecutando.

    Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto.

    Para guardar una línea base para el plan del proyecto siga estos pasos:

    1. Haga Clic en Herramientas – Seguimiento – Guardar Línea de Base

    2. Asegúrese que la opción Guardar Línea de base esté activada. Si no se encuentra activada cierre el menú Herramientas y escoja en Ver – Diagrama de Gantt

    3. En la opción Guardar Línea de Base asegúrese que se ha seleccionado Línea de base

    4. En este mismo cuadro de diálogo en Para seleccione Proyecto Completo

    5. Haga clic en Aceptar

    Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la línea de base puede continuar agregándole tareas. Siga estos pasos:

    1. En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la línea de base.

    2. Haga clic en Herramientas - Seguimiento – Guardar Línea de

    Base para mostrar el cuadro de diálogo Línea de Base. Asegúrese de que la opción Guardar Línea de Base está activada

    3. En el cuadro Línea de Base aparee la fecha en que guardó por última vez la línea de base.

    4. Si desea agregar tareas a otras líneas de base, por ejemplo Línea de

    Base 1, haga clic en la Línea de Base correspondiente en la lista.

    5. En Para, active las tareas seleccionadas.

    6. De manera predeterminada después de que se guarda una línea de base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.

    7. Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la línea de base existente

    Revisar la información de resumen prevista y real

    Para borrar una línea de base

    1. Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Borrar Línea de Base

    2. Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar Línea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional según el caso y seleccione el nombre de la línea de base que desea borrar.

    3. Active la opción Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas

    4. Clic en Aceptar

    ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

    Al introducir una parte de información de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La programación y los costos se calculan automáticamente.

    Existen varios métodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca más conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados más coherentes.

    ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS

    Introducir el trabajo real completado por período de tiempo

    El método más común de actualizar la información real de progreso es introducir el trabajo real de las asignaciones por períodos de tiempo.

    Ejemplo: por horas

    Con este método, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos:

    1. Abra la Vista Uso de Tareas

    2. Haga clic en Formato – Detalles – Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluirá la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab.

    3. Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver – Tabla – Trabajo

    PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

    Después de actualizar la información del proyecto, se debe volver a programar las tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calculará automáticamente estas actividades hasta la fecha que usted desee.

    En este momento es recomendable guardar una nueva línea de base.

    Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:

    1. Haga clic en Herramientas – Seguimiento – Actualizar proyecto

    2. Active la opción Reprogramar trabajo restante para que empiece después de y asigne la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar

    Importante: las tareas que tengan restricciones no se programan de nuevo.

    INFORMES SOBRE EL PROYECTO

    Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.

    Existen seis categorías de informes disponibles:

  • Generales
  • Actividades Actuales
  • Costos
  • Asignaciones
  • Carga de Trabajo
  • Personalizados
  • Para ver los informes integrados disponibles:

    1. Haga clic en Ver – Informes. Aparecerá el cuadro de diálogo Informes, mostrando las categorías disponibles.

    2. En el cuadro de diálogo Informes, haga doble clic en la categoría que desea mostrar

    3Haga doble clic en el informe que desee ver

    4. Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidiéndole información, introdúzcala y haga clic en Enter

    El informe aparecerá en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

    Comment Stream